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Online-Marketing für Messen und Events: Die ultimative Checkliste

Einen Kundenevent, eine Messe oder eine Konferenz gut vorzubereiten kann sich anfühlen, als ob man eine Marathonstrecke sprintet. Die richtige Location finden, Plakate und Broschüren produzieren, Vorträge und Redner organisieren, ein Konzept für die Veranstaltung entwerfen, das alles passiert noch lange bevor es richtig losgeht.

Die Logistik ist nur ein Teil der Planung, die Sie erfolgreich abwickeln wollen. Der andere kritische Part? Die Veranstaltung in die Köpfe der Leute hinein zu bekommen, damit Sie ausreichend Anmeldungen und Besucher haben werden. Denn nur dann kann man von einem Erfolg sprechen, ganz gleich ob dadurch Eintrittsgelder oder neue Abschlüsse generiert werden. Wenn Sie es nicht schaffen einen Buzz um Ihr Event herum aufzubauen, wird es schwierig, diesen am Ende als Erfolg zu verbuchen.

Das Gute daran: Vieles davon können Sie mit teils kostenlosen Online-Tools erledigen. Um die Aufmerksamkeit für den Event kontinuierlich zu steigern je näher das Datum rückt, spielen E-Mail-Marketing, Mobile-Marketing, Suchmaschinen-Optimierung und Social Media eine wichtige Rolle.

Die nachfolgende Checkliste zeigt Ihnen die wichtigsten Maßnahmen auf einen Blick, damit Ihre nächste Veranstaltung nicht nur gut besucht ist, sondern auch noch lange im Gedächtnis der Besucher bleibt.

 

Vor dem Event

Definieren Sie Ihre Ziele
: Eine Event-Timeline und ein Plan für die Marketing-Kommunikation helfen Ihnen dabei, dass Sie an alles denken und den richtigen Zeitpunkt für die Verbreitung Ihrer Inhalte im Vorfeld festlegen.

Wählen Sie die Tools, die Sie einsetzen wollen, auf der Grundlage Ihrer Ziele und der Kanäle, die Sie bedienen möchten: Verwenden Sie Social-Media Monitoring-Tools wie hootsuite, um stets im Blick zu haben, welche Gespräche zu Ihrem Thema bereits stattfinden. Klinken Sie sich in die Gespräche ein, wenn es Sinn macht und lassen Sie die Erkenntnisse daraus in Ihre definierten Ziele einfließen.

Wer ist Ihre Zielgruppe und was ist der Grund, warum sie an der Veranstaltung teilnehmen wird? Die Antwort darauf bildet die Grundlage dafür, Ihr Publikum eindeutig zu identifizieren und zu erreichen.

Legen Sie fest, in welchen sozialen Netzwerken Sie für die Veranstaltung aktiv sein wollen und konzentrieren Sie sich auf diese Netzwerke mit dem vorher definierten Budget und der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit.

Planen Sie die Event-Kommunikation im Voraus: Erstellen Sie einen Zeitplan für die Content-Produktion und die Verbreitung der Inhalte über Ihren Blog und andere Plattformen. Vergessen Sie nicht: Produzieren Sie Inhalte, die ihrer Zielgruppe helfen, die für sie spezifischen Probleme zu lösen.

Welche Inhalte kommen in Frage?

  • How to’s
  • Checklisten
  • Interviews mit den wichtigsten Influencern, Referenten und Kunden
  • Umfragen

Kuratieren Sie Inhalte rund um den Event: Damit ist nicht nur das Veröffentlichen von Inhalten gemeint, sondern es umfasst auch, wer aus Ihrem Team was zu welchem genau definierten Zeitpunkt beisteuert.

Drehen Sie vorab Video-Interviews mit der Geschäftsführung, den Kunden, Partnern oder den Referenten, die so bereits auf ihren Vortrag aufmerksam machen können. So generieren Sie bereits lange vor dem Event Traffic auf Ihrer Website und Ihr Publikum wird auf die Veranstaltung aufmerksam und bringt sich online auf Twitter, Facebook und in Kommentaren ein. Vorfreude ist schließlich die schönste Freude, das gilt auch für Ihr Publikum.

Wenn es das Budget erlaubt, veranstalten Sie einen Wettbewerb oder ein Gewinnspiel. Die Preise können von den Sponsoren kommen. Sorgen Sie dafür, dass die Aktion über die Social Media Kanäle genug Aufmerksamkeit bekommt

Finden Sie wichtige Influencer, Journalisten, Blogger und andere Teilnehmer, die über den Event berichten werden und versorgen Sie sie kontinuierlich mit neuen Informationen, die Sie in ihren Berichten verwenden können

Definieren Sie einen Hashtag für den Event und recherchieren Sie vorab, ob er nicht schon von einem anderen Thema belegt wird. Ein kurzer Check auf www.hashtags.org bringt Gewissheit. Nutzen Sie den Hashtag zusammen mit anderen, die Bedeutung für Ihre Branche haben, aber verzichten Sie auf Tweets, die fast nur aus Hashtags bestehen und keinen relevanten Inhalt mehr haben. Solche Posts nennt man nicht ohne Grund Spam.

Passen Sie die Social Media Kanäle an Ihr Corporate Design und an die Marke an und sorgen Sie so für einen Wiedererkennungswert. Man sollte unmissverständlich erkennen, dass die Kanäle zu Ihrem Event bzw. zu Ihrer Marke gehören.

Bleiben Sie bei allem mobil-tauglich: Ihre Marketing-Strategie sollte auf allen Kanälen responsive sein und auch auf mobilen Endgeräten einfach zu lesen, zu teilen und zu kommentieren sein. Das betrifft insbesondere die Website oder die Unterseiten zum Event und jeden Schritt einer wichtigen Registrierung.

 

Während des Events

Eingecheckt: Ermutigen Sie die Besucher, in ihren Event über Foursquare oder eine ähnliche Anwendung einzuchecken und ihren Status sichtbar mit Ihrem Publikum zu teilen.

Live Streaming: Streamen Sie Live-Videos von Vorträgen, Interviews und Produkt-Demos.

Anlaufstelle: Kommunizieren Sie an Ihr Publikum, wo Sie über die Dauer der Veranstaltung hinweg bestimmte Informationen am Veranstaltungsort bekommen und veröffentlichen Sie eine Liste der wichtigsten Teilnehmer mit Links zu deren Social Media Accounts. So können Sie über ein gut aufgesetztes Social Media Monitoring alles verfolgen und angemessen reagieren.

Sorgen Sie für Gespräche: Ermuntern Sie Ihr Publikum dazu, sich über die sozialen Medien über die Veranstaltung auszutauschen und den Event-Hashtag zu nutzen, ebenso wie einen Hashtag, über den sie beispielsweise den Referenten Fragen stellen können.

 

Nach dem Event

Schreiben Sie eine handvoll Blog-Posts über die Veranstaltung: Achten Sie darauf, dass Sie in den Beiträgen die Referenten sowie die Arbeit derjenigen, die hinter den Kulissen zum Erfolg beigetragen haben, hervorheben.

Veröffentlichen Sie Präsentationen von den Vorträgen: Nutzen Sie Slideshare, um die Präsentationen nach der Veranstaltung Ihrem Publikum zur Verfügung zu stellen oder in Blog Posts und anderen Content einzubetten. Verwenden Sie YouTube oder Vimeo, um Videos von Vorträgen und dem Rahmenprogramm verfügbar zu machen und gleichzeitig Ihren Video-Kanal aufzubauen oder zu füttern. Legen Sie eine Playlist in Ihrem YouTube-Kanal an, damit man auch später gezielt auf den Video-Content der Veranstaltung zugreifen kann.

Verteilen Sie auch die Inhalte von Dritten: Verlinken Sie und teilen Sie die Reviews und Resümees von Bloggern und Journalisten und auch die Posts und Kommentare ihres Publikums und kommentieren Sie soweit möglich, sobald jemand etwas zur Veranstaltung veröffentlicht.

Bedanken Sie sich bei Ihrem Publikum, dass den Event-Newsletter oder ihre Social Media Feeds abonniert hat, für ihren Besuch. Fassen Sie die wichtigsten Erfolge der Veranstaltung kurz zusammen und kommunizieren Sie sie jedes Mal, sobald Sie neuen Follow-up-Content veröffentlichen.

Feedback und Ideen: Erstellen Sie eine kurze Umfrage zum Event solange die Eindrücke bei den Teilnehmern noch frisch sind. Fassen Sie sich kurz und achten Sie darauf, nach Feedback und Ideen zu fragen, was man für den nächsten Event verbessern kann. Veröffentlichen Sie gegebenenfalls einzelne Feedback-Antworten oder Trends, die daraus ersichtlich werden. Kündigen Sie die nächste Veranstaltung frühzeitig an, falls möglich. So profitieren Sie noch von dem Buzz des gerade erfolgreich beendeten Events.

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